Библиотека

Регламент работы общества с реестром акционеров

Пример упрощенного регламента работы общества с реестром акционеров

 

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания

Наблюдательного совета

ОАО «____________________»

«__» ______200_  № ___

 

Регламент работы

открытого акционерного общества «________________»

с реестром владельцев ценных бумаг

 

Раздел 1. Общие положения

 

1.1. Настоящий Регламент разработан во исполнение требований подпункта 1.4. Указа Президента Республики Беларусь «О некоторых вопросах регулирования рынка ценных бумаг» от 28.04.2006 № 277 и в соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «О требованиях к регламенту работы акционерного общества с реестром владельцев ценных бумаг» от 04.09.2009 № 111. Настоящий Регламент разработан для внутреннего использования в ОАО «__________________» (далее – Общество) и устанавливает порядок работы Общества с реестром владельцев ценных бумаг.

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие термины:

- акционер – владелец ценных бумаг, выпущенных Обществом;

- депозитарий - юридическое лицо - резидент Республики Беларусь, имеющее лицензию на осуществление профессиональной и биржевой деятельности по ценным бумагам, включающее депозитарную деятельность (далее – лицензия), установившее корреспондентские отношения с РУП «Республиканский центральный депозитарий ценных бумаг» и заключившее с Обществом договор на депозитарное обслуживание эмитента;

- директор - лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа Общества (директор, генеральный директор, представитель управляющей организации, управляющий), а также лицо, временно исполняющее обязанности директора;

- договор - договор на депозитарное обслуживание эмитента, заключенный между Обществом и депозитарием;

- реестр - реестр владельцев ценных бумаг, выпущенных Обществом;

- ответственное лицо - работник Общества, обеспечивающий ведение учета приема/передачи сведений из реестра, организующий хранение документов и материалов, содержащих сведения из реестра, осуществляющий прием и выдачу документов, содержащих сведения из реестра.

- собрание – общее собрание акционеров Общества;

- ценные бумаги – акции, выпущенные Обществом.

 

Раздел 2. Депозитарное обслуживание Общества

 

2.1. Договор на депозитарное обслуживание эмитента

Общество обязано заключить договор с депозитарием.

Содержание договора должно соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь.

В случае расторжения договора Общество обязано заключить договор с другим депозитарием не позднее даты, определенной в качестве даты расторжения договора. При этом сторона, инициирующая расторжение, обязана предупредить другую сторону не менее чем за шестьдесят календарных дней, если меньший срок не установлен договором. Если договор расторгается в связи с принятием решения о ликвидации депозитария или приостановления, прекращения действия (аннулирования) его специального разрешения (лицензии), депозитарий в течение десяти календарных дней с даты принятия такого решения письменно уведомляет Общество о расторжении договора в течение пятнадцати календарных дней с даты уведомления.

Общество обязано информировать акционеров о расторжении договора с депозитарием. Информация, доводимая до их сведения, должна содержать:

- полное наименование, юридический адрес Общества;

- полное наименование, юридический адрес, контактные телефоны депозитария, договор с которым расторгается;

- полное наименование, юридический адрес, контактные телефоны нового депозитария;

- дату, с которой новый депозитарий приступает к учету прав на ценные бумаги Общества.

При расторжении договора депозитарий передает новому депозитарию список акционеров Общества не позднее рабочего дня, следующего за днем расторжения договора. До передачи указанного списка с его содержанием должно быть ознакомлено Общество, о чем на свободной от текста части последнего листа списка делается соответствующая отметка за подписью уполномоченного лица Общества с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В случае расторжения договора в связи с принятием решения о ликвидации Общества депозитарий формирует реестр на момент окончания операционного дня, предшествующего дате начала процесса ликвидации. В день прекращения действия договора между депозитарием и Обществом реестр передается на хранение ликвидационной комиссии (ликвидатору) Общества.

2.2. Передача и получение документов

Общество предоставляет в депозитарий доверенность на имя ответственного лица, подписанную директором и скрепленную печатью Общества.

По запросу Общества депозитарий формирует на определенную Обществом дату и выдает ему реестр.

Запрос о выдаче реестра предъявляется Обществом депозитарию в письменном виде и должен содержать полное наименование Общества, его место нахождения и дату формирования реестра, подпись директора либо уполномоченного им лица и оттиск печати Общества.

Реестр формируется депозитарием на начало определенного Обществом дня и должен содержать информацию об акционерах Общества, количестве принадлежащих им ценных бумаг и правах на эти ценные бумаги, обременениях (ограничениях) этих прав.

Ответственное лицо получает в депозитарии реестр на бумажном носителе и должно убедиться, что реестр:

- заверен подписью уполномоченного работника депозитария с указанием фамилии и инициалов этого лица;

- скреплен печатью (штампом) депозитария;

- пронумерован и прошнурован, а количество листов в нем заверено подписью руководителя депозитария или уполномоченного им лица с указанием фамилии и инициалов этого лица и скреплено печатью (штампом) депозитария.

 

Раздел 3. Обеспечение сохранности сведений из реестра. Документооборот сведений из реестра

 

3.1. Директор обеспечивает сохранность сведений из реестра, дает разрешение на предоставление сведений из реестра работникам Общества и третьим лицам (не являющимся работниками Общества и имеющими право получения сведений из реестра на основании законодательства либо договора).

3.2. Приказом директора назначается ответственное лицо. В должностную инструкцию работника, назначенного ответственным лицом, должны быть внесены соответствующие дополнения. В приказе может быть предусмотрена ответственность ответственного лица за нарушение требований настоящего Регламента.

3.3. Ответственное лицо организует хранение документов, содержащих сведения из реестра, и журналов учета, обеспечивает их сохранность и защиту от утраты (уничтожения) либо несанкционированных доступа, внесения изменений, копирования и тиражирования.
Хранение документов на бумажных носителях, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ. После удаления всех посетителей и выхода сотрудников рабочие  помещения  закрываются  на ключ.
Документы, содержащие сведения из реестра, и журналы учета хранятся ответственным лицом постоянно.

3.4. Для учета приема/передачи сведений из реестра ответственным лицом используются следующие журналы:

- журнал учета лиц, получивших сведения из реестра, и документы (их копии), являющиеся основанием для предоставления указанных сведений (Приложение 1);

- журнал учета входящих документов и оригиналы (копии) зарегистрированных в нем документов;

- журнал учета исходящих документов и копии зарегистрированных в нем документов.

Журналы ведутся на бумажных носителях. 
3.5. Все документы, поступающие к ответственному лицу и выдаваемые ответственным лицом, регистрируются в соответствующем журнале учета в порядке поступления, нумерация в журналах сквозная в пределах календарного года. Присвоенный документу номер проставляется на документе с указанием даты поступления и подписью ответственного лица. 

 

Раздел 4. Предоставление сведений из реестра

 

4.1. Доступ к сведениям из реестра на постоянной основе в Обществе не предоставляется, учет лиц, имеющих доступ к сведениям из реестра, не ведется.

4.2. Сведения из реестра предоставляются ответственным лицом работникам Общества на основании служебной записки, и третьим лицам на основании запроса, имеющих разрешительную визу директора и содержащих перечень, структуру, содержание необходимых сведений, а также название, назначение и требования к оформлению документа, содержащего сведения из реестра. Ответственное лицо обязано проверить соответствие запрашиваемых сведений ограничениям, установленным приказом или законодательством для лица, запрашивающего сведения из реестра. Запись о лице, запросившем сведения из реестра, вносится ответственным лицом в журнал учета лиц, получивших сведения из реестра. Служебная записка (запрос третьих лиц) подшивается в папку для хранения входящих документов, а соответствующая запись вносится в журнал учета входящих документов.

4.3. Сведения из реестра готовятся ответственным лицом на бумажных носителях в двух экземплярах. Один экземпляр выдается под роспись запрашивающего лица в журнале учета исходящих документов или высылается заказным письмом с уведомлением о вручении. Второй экземпляр подшивается в папку для хранения исходящих документов, а соответствующая запись вносится в журнал учета исходящих документов.

4.4. Срок подготовки ответственным лицом сведений из реестра не может превышать десяти рабочих дней и может определяться в разрешительной визе директора.

 

Раздел 5. Предоставление сведений из реестра третьим лицам

 

5.1. Общество вправе предоставлять сведения из реестра только следующим третьим лицам :

- организациям, осуществляющим аудит Общества;

- судам (судьям) по делам, находящимся в их производстве, а также по исполнительным документам;

- прокурору или его заместителю;

- органам дознания и предварительного следствия по находящимся в их производстве уголовным делам - с санкции прокурора или его заместителя;

- Комитету государственного контроля и его органам;

- налоговым органам;

- нотариусам – для совершения нотариальных действий;

- республиканскому органу государственного управления, осуществляющему государственное регулирование рынка ценных бумаг;

- государственным органам, юридическим или физическим лицам в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

5.2. Лица (в том числе должностные лица государственных органов и иных государственных организаций), указанные в пункте 5.1., не вправе передавать полученные от Общества сведения из реестра третьим лицам за исключением случаев, установленных актами законодательства, или иным образом использовать их в личных целях.

 

Раздел 6. Порядок работы с документами, содержащими сведения из реестра

 

6.1. После принятия решения о созыве собрания ответственное лицо получает в депозитарии реестр, готовит на его основе списки лиц, имеющих право на участие в собрании, изготавливает бюллетени и карточки для голосования, регистрирует участников собрания.

6.2. После окончания собрания указанные выше списки, а также бюллетени для голосования хранятся у ответственного лица.

6.3. Работники Общества, получившие документы, содержащие сведения из реестра, обязаны обеспечить их сохранность и защиту от утраты (уничтожения) либо несанкционированных доступа, внесения изменений, копирования и тиражирования.

 

Приложение 1

 

ЖУРНАЛ

учета лиц, получивших сведения из реестра акционеров

ОАО «____________________»

 

Наименование юридического лица

(Ф.И.О физического лица), получившего сведения из реестра акционеров

(далее - сведения)

Основание для предоставления сведений

 

Название, исходящий номер и дата документа, содержащего предоставленные сведения

Краткое содержание предоставленных сведений

Подпись лица, получившего сведения из реестра

Подпись ответственного лица