Библиотека

Проведение общего собрания акционеров в заочной форме (методом опроса)

Общее собрание акционеров может проводиться в очной, заочной или смешанной формах.

В некоторых случаях бывает необходимо (целесообразно) провести общее собрание акционеров в заочной форме (далее – заочное собрание), например, при большом количестве акционеров – физических лиц, проживающих в разных населенных пунктах.

При проведении заочного собрания мнение лиц, имеющих право на участие в этом собрании, по вопросам повестки дня собрания, поставленным на голосование, определяется путем их письменного опроса (без их непосредственного присутствия).

Принявшими участие в заочном собрании считаются лица, заполненные бюллетени которых получены в порядке, установленном уставом.

При определении кворума заочного собрания учитываются голоса, представленные бюллетенями для голосования, полученными в порядке, установленном уставом либо локальным нормативным актом Общества, утвержденным общим собранием.

В повестку дня заочного собрания не могут быть включены вопросы, обязательные для годового собрания (избрание членов наблюдательного совета, членов ревизионной комиссии (ревизора), утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибыли и убытков Общества и распределения его прибыли и убытков), а также иные вопросов, определенные Уставом. Это означает, что годовое собрание может проводиться только в очной форме.

Заочное голосование осуществляется только бюллетенями для голосования.

Наблюдательный совет в решении о проведении заочного собрания должен определить способ направления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, бюллетеней, а также способ и место (с указанием адреса) представления Обществу заполненных бюллетеней и дату окончания их приема, которая не может быть установлена позднее чем за два дня до даты проведения общего собрания.

Бюллетени для заочного голосования должны быть вручены лицам, имеющим право на участие в собрании, под роспись либо направлены им заказным письмом на почтовые адреса, указанные в списке лиц, имеющих право на участие в собрании, или иным способом, предусмотренным Уставом, не позднее тридцати дней до даты проведения общего собрания, если иной срок не установлен Уставом.

Бюллетень для заочного голосования должен содержать:

наименование и место нахождения Общества;

место (с указанием адреса) и окончательную дату представления бюллетеней для заочного голосования;

дату и место проведения собрания, дату подсчета голосов для заочного голосования;

повестку дня общего собрания;

формулировку вопросов, голосование по которым производится данным бюллетенем, и формулировку решений по каждому из них;

варианты голосования по каждому вопросу, выраженные словами «за», «против», «воздержался»;

разъяснение порядка заполнения бюллетеня по каждому вопросу;

упоминание о том, что бюллетень для заочного голосования должен быть подписан лицом, имеющим право на участие в общем собрании.

Бюллетень для заочного голосования физического лица, имеющего право на участие в общем собрании, подписывается этим физическим лицом лично с указанием паспортных либо иных данных, идентифицирующих личность данного лица.

Бюллетень для заочного голосования юридического лица, имеющего право на участие в общем собрании, скрепляется печатью этого юридического лица.

При подсчете голосов при заочном голосовании учитываются голоса по тем вопросам, по которым лицом, имеющим право на участие в общем собрании, соблюден порядок заполнения бюллетеня, определенный в нем, и отмечен только один из возможных вариантов голосования.

Бюллетень для заочного голосования, заполненный с нарушением перечисленных выше требований, считается недействительным.

Решения, принятые заочным собранием, доводятся до сведения его участников не позднее десяти дней после даты подписания протокола этого собрания в порядке, установленном Уставом.

Публикация в органе печати, определенном Обществом для публикации годовых отчетов – самый дешевый способ проведения заочного собрания, но в этом случае повышается риск отмены собрания из-за отсутствия кворума.

В состав материалов заочного собрания обычно входят:

-          сопроводительное письмо (пример 1);

-          повестка дня (пример 2);

-          информация по каждому вопросу повестки дня (пример 2);

-          проект решения собрания (пример 3);

-          бюллетень для голосования (пример 4);

-          инструкция (рекомендации) по заполнению бюллетеня (5);

-          проекты документов, утверждаемых собранием.

 

 

 

ПРИМЕР 1.Сопроводительное письмо.

 

Уважаемый акционер!

 

Наблюдательный совет ОАО «_____________» принял решение о проведении внеочередного общего собрания акционеров методом опроса.

Для участия в голосовании необходимо заполнить бюллетень для голосования в соответствии с инструкцией на его обратной стороне, подписать и отправить на позднее _________________________ по следующему адресу: _________________________________________________________________.

 

Результаты голосования будут внесены в протокол собрания ________.

 (дата)

Наблюдательный совет ОАО «____________» убедительно просит Вас принять участие во внеочередном общем собрании акционеров и надеется на Вашу поддержку при принятии решений по вопросам, вынесенным на рассмотрение Собрания.

 

Председатель наблюдательного совета                               ___________ /____________/

 

ПРИМЕР 2. Повестка дня и информация по перечисленным в ней   вопросам.

 

Повестка дня внеочередного общего собрания акционеров
ОАО «________», проводимого в заочной форме.

 

  1. Об избрании директора Общества.
  2. Об утверждении Устава Общества в новой редакции.

 

По первому вопросу доводим до Вашего сведения следующее:

 

Срок действия контракта с директором Общества _________________ заканчивается _____________. В соответствии с Уставом избрание директора Общества входит в компетенцию общего собрания акционеров.

Наблюдательный совет предлагает избрать на должность директора Общества ________________ на пять лет.

Автобиографическая справка кандидата на должность директора Общества: _____________________________________________________________________________________________________.

 

По второму вопросу доводим до Вашего сведения следующее:

 

В связи со вступлением в силу изменений в Закон Республики Беларусь "О хозяйственных обществах" Общество обязано привести свой Устав в соответствие с указанным Законом. Так как объем изменений значительный, необходимо утверждение Устава в новой редакции (проект прилагается).

 

ПРИМЕР 3. Решение Собрания.

 

Проект решения Собрания:

 

  1. Избрать на должность директора Общества _________ на пять лет.
  2. Утвердить Устав Общества в новой редакции.

 

ПРИМЕР 4. Бюллетень для голосования.

 

Внеочередное общее собрание акционеров

ОАО «______________________»

проводимое в заочной форме

с «__» _______ по «__» _________ 200_г.

                                                                                                                                       г. ___________

БЮЛЛЕТЕНЬ

для голосования по вопросам повестки дня.

Акционер _________________________________________________________

Число голосов _____________________________________________________.

                                                                              (цифрами  и  прописью)

Вопрос №1: Об избрании директора Общества.

Решение: Избрать на должность директора Общества _________ на пять лет.

 

ЗА

ПРОТИВ

ВОЗДЕРЖАЛСЯ

 

Вопрос №2: Об утверждении Устава Общества в новой редакции.

Решение: Утвердить Устав Общества в новой редакции.

 

ЗА

ПРОТИВ

ВОЗДЕРЖАЛСЯ

 

Акционер   ________ (__________________________________________________________________________________)

МП              (подпись)  ФИО, данные документа, удостоверяющего личность физического лица, должность представителя юридического лица

 

ПРИМЕР 5. Инструкция по заполнению бюллетеня.

 

Инструкция по заполнению бюллетеня для голосования.

 

Для участия в Собрании  Вам необходимо:

  1. Внимательно ознакомиться с полученными материалами.
  2. Разборчиво заполнить и подписать бюллетень для голосования. Голосование осуществляется путем зачеркивания нежелательного варианта ответа, например: :      ЗА       ПРОТИВ      ВОЗДЕРЖАЛСЯ
  3. Бюллетень должен прибыть по адресу _______________________ до «__» ________ 200_г. (по почтовому штемпелю).

 

  1. 4.          Бюллетень признается недействительным, если:

-       не зачеркнуто ни одного, зачеркнут один или три варианта ответа по одному вопросу;

-       отсутствует подпись акционера и (или) данные документа, удостоверяющего личность физического лица (оттиск печати юридического лица);

-       на бюллетене имеются исправления.